Учёт наличных и расходов команды ботом в Telegram-чате
Это дополнительный модуль. В кабинете откройте Модули и нажмите Установить модуль на карточке «Бухгалтерия», и он появится в меню. Бесплатно в любом тарифе.
Наличные и мелкие траты команды обычно живут в трёх местах сразу: фото чеков в рабочем чате, суммы в голосовых и таблица, которую заполняют раз в неделю. К концу месяца часть расходов потеряна, а итог приходится собирать вручную. Проще вести учёт там, где команда уже общается, — в Telegram.
Что нужно от учёта наличных
Для небольшой команды хватает четырёх вещей:
- Запись за несколько секунд. Если внести трату сложно, её не внесут.
- Категории. Хозяйственные, транспорт, продукты, зарплаты — чтобы видеть, куда уходят деньги.
- Исправление ошибки. Опечатка в сумме не должна ломать весь учёт.
- Итог по запросу. Остаток по категориям нужен в любой момент, а не раз в месяц.
Почему таблица не справляется
Таблицу открывают с компьютера, а траты случаются в магазине, такси и на складе. Записывают «потом», и половина суммы забывается. Нет единого автора записи, нет автоматического итога по категориям, а закрыть период (неделю или смену) значит скопировать данные в новый лист.
Как это работает в «Бухгалтерии»
Модуль «Бухгалтерия» в Zion Tools превращает рабочий чат в кассовую книгу. Бесплатный модуль, его нужно установить в разделе «Модули». Подробности — на странице модуля Бухгалтерия.
Шаг 1. Создайте категории
Откройте «Бухгалтерию» и нажмите «Добавить категорию». У каждой категории есть название, значок, команда для бота (например, `/cash`) и при необходимости своя валюта. Если валюту не указывать, берётся валюта из «Настроек».
Шаг 2. Подключите бота в группу
Нажмите «Подключённые чаты», откройте ссылку подключения и добавьте бота в рабочую группу. Чтобы бот видел сообщения, сделайте его администратором: права давать не нужно, достаточно статуса. После подключения бот сам выставляет меню команд с вашими категориями.
Шаг 3. Записывайте суммы
Выберите категорию кнопкой или командой и отправьте сумму с комментарием, например `40 такси до склада`. Бот ответит «Записал» и покажет остатки по категориям. Каждый чат ведёт свой счёт, поэтому у склада, офиса и выездной команды учёт не смешивается.
Шаг 4. Исправляйте и подводите итог
- `/undo` отменяет последнюю запись.
- `/total` показывает остатки по категориям текущего интервала.
- `/reset` закрывает интервал: записи не удаляются, они уходят во вкладку-интервал, а новый период начинается с нуля.
Как договориться в команде
Бот не заменит порядок, поэтому оговорите несколько правил:
- Одна трата — одно сообщение. Так записи не склеиваются, а отмена `/undo` убирает ровно одну трату.
- Комментарий обязателен. Две-три слова («такси до склада», «вода в офис») через месяц объяснят сумму лучше любой памяти.
- Категорий немного. Шесть-восемь понятных категорий удобнее двадцати мелких: диаграмма в «Обзоре» остаётся читаемой.
- Свой чат для каждой кассы. Склад, офис и выезды лучше вести в разных группах: у каждого чата свой счёт и свои остатки.
- Закрывайте интервал по расписанию. Раз в неделю или в конце смены отправьте `/reset`, и итоги периода останутся во вкладке.
Пример недели
Администратор склада создаёт категории «Транспорт», «Хозяйственные» и «Еда». В понедельник водитель пишет в группу `Транспорт 40 такси до склада`, в среду кладовщик — `Хозяйственные 12 скотч и плёнка`. В пятницу руководитель отправляет `/total`, видит остатки по трём категориям, а потом `/reset`. Следующая неделя начинается с нуля, а прошлая остаётся во вкладке интервала, откуда её можно выгрузить в CSV.
Что вы видите в кабинете
На вкладке «Обзор» есть круглая диаграмма: доля каждой категории, суммы и прогноз ИИ на 30 дней. Вкладка «Счета и история» хранит все записи, интервалы и выгрузку: можно нажать «Скачать CSV» и открыть файл в Excel. Запись можно добавить и вручную кнопкой «Новая запись».
Если чеки приходят фотографиями
Фотографии и PDF чеков распознаёт модуль Чек сканер: сумма попадает в счёт чата. Как это настроить, разобрано в статье Учёт расходов по чекам в Telegram. Про учёт расходов в групповых чатах подробнее — в статье Как вести учёт расходов команды.
Частые вопросы
Сколько человек может писать в бот? Любой участник подключённой группы. Автор записи сохраняется.
Можно ли вести учёт в разных валютах? Да, у категории может быть своя валюта, а остатки считаются отдельно по каждой.
Что если ошиблись в сумме? Отправьте `/undo`, чтобы убрать последнюю запись, и внесите верную.
Данные хранятся только в Telegram? Нет, записи лежат в вашем кабинете, их можно выгрузить в CSV.
Попробуйте сами
Установите модуль «Бухгалтерия» и подключите рабочий чат за несколько минут: Зарегистрироваться.